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Las entidades publicas de latinoamerica se caracterizan por la baja estandarización y sistematización de procesos administrativos, estas entidades deben administrar, analizar y hacer seguimiento a grandes volumenes de información para la toma de decisiones y no cuentan las herramientas tecnológicas adecuadas para hacerlo, ademas de esto, deben rendir periódicamente informe a entidades de control y a la ciudadanía. Son entidades que por ordenes de los ministerios y gobierno central, deben velar por el máximo aprovechamiento de las Tecnologias de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un estado abierto, mas eficiente, mas transparente y mas participativo y que preste mejores servicios a la ciudadanía.

Al no contar con las herramientas tecnológicas adecuadas, los procesos administrativos se tornan lentos e ineficientes, lo que provoca inconformidad en los ciudadanos y en las entidades de Control, muchas veces los ciudadanos deben permanecer varias horas haciendo fila en busca de solución de algún inconveniente o de información lo cual se evitaría si los tramites y servicios estuvieran completamente sistematizados, por otro lado, la carga laboral de los funcionarios públicos es muy alta cuando no cuentan con procesos estandarizados y sistematizados, lo cual se traduce en ineficiencia en la prestación del servicio.

Por parte de las entidades de control tambien se les dificulta hacer seguimiento a la inversión y al manejo de los recursos que administran las entidades publicas y muchas veces les dan bajas calificaciones, no por mala gestión si no por desorganización en sus proceso.

Para las entidades públicas de orden territorial hemos desarrollado una plataforma web llamada Mi Alcaldía (E GOV) que integra 8 sistemas en uno (banco de Proyectos, Contratacion, Ventanilla Unica, Recursos Humanos, Gestión Documental, Inventarios, Contabilidad y Presupuesto y Rendición de Cuentas). Con esta herramienta el funcionario publico puede encontrar toda la información en un solo lugar y los reportes y la toma de decisiones se puede hacer de forma mas facil y con datos reales, esto permite que el presupuesto que llega a las entidades se distribuya de forma correcta, se simplifiquen los tramites y servicios, se ahorre tiempo de trabajo y se le evite la tramitología al ciudadano.

Inicialmente el sistema se desarrollo para las entidades publicas del orden territorial en colombia, pero gracias a Procolombia, pudimos validar que la situación presente en nuestro pais no es ajena a latinoamerica, incluso, en otros paises se acentúa la necesidad, es por eso que iniciando el segundo semestre de 2019, iniciamos unos pilotos en municipalidades de Peru y en Bolivia, puesto que vimos que existe gran potencial de mercado en dichos paises.

Nuestro mercado objetivo es el siguiente:

• 1030 alcaldías de categoría 4, 5 y 6, distribuidas en los 32 departamentos de Colombia, estas entidades territoriales se caracterizan por tener en su población hasta treinta mil (30.000) habitantes y cuyos ingresos corrientes de libre destinación anuales pueden ser hasta de treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales, dependiendo de la categoría en la que se encuentre clasificado el municipio. (Fuente: Contaduría General de la Nación)
  339 municipios, distribuidos en los 9 departamentos de Bolivia (Fuente: Instituto Nacional de Estadistica del Estado Plurinacional de Bolivia INE)
  1874 municipalidades (196 provinciales y 1678 distritales), distribuidas en los 26 departamentos de Perú (Fuente: Intituto Nacional de Estadistica e Informatica de Perú INEI)

Actualmente, los gobiernos estan haciendo esfuerzos por incluir tecnologias en sus procesos, por lo tanto, hemos visto que hay gran oportunidad en el mercado a nivel de latinoamerica.

Nuestro principal competidor es SAP para el sector público, esta es una empresa que tiene negocios a nivel mundial, nuestra ventaja es que el software lo construimos partiendo desde la experiencia como funcionario publico porque hemos trabajado varios años en el sector, sabemos que muy pocos funcionarios públicos son expertos en tecnología, por lo que se construyó una herramienta muy usable y amigable y que simplifique los procesos, es una herramienta a la medida de las alcaldías municipales o municipalidades, por otra parte, SAP tiene un costo elevado y necesita de un equipo dedicado a gestionarlo, nuestra herramienta es tan fácil de usar que lo puede hacer cualquier funcionario co conocimientos mínimos en tecnología.

Contamos con registros de propiedad intelectual

Actualmente la herramienta esta siendo validada en municipios de Categoria 5 y 6 del suroccidente de Colombia y se estan implementando pilotos en municipalidades provinciales y distritales de Peru y en una alcaldia en Bolivia. Esperamos para el 2019 que inician las nuevas alcaldias en Colombia y en Bolivia iniciar con la venta masiva de las licencias.

La licencia inicial (primer año) del software Mi Alcaldía tiene un costo de $50.000.000 para el año 2019 en Colombia (15.000 USD para Bolivia y Perú), este valor incluye soporte técnico durante el año y los impuestos nacionales y municipales. Para los años siguientes, la entidad debe pagar anualmente el valor de $20.000.000 (6.000 USD para Bolivia y Perú), por concepto de actualización y soporte técnico, estos valores incluyen todos los módulos que se hayan desarrollado y validado hasta el momento de la compra o actualización.

Hay unas estrategias y acciones para llegar a nuestro mercado objetivo  que se deben tomar como las siguientes:

• Reforzar la identidad de la empresa: (Reforzar identidad corporativa, reestructuracion de marcas, Reestructuración de pagina web de la empresa y de los productos).
  Participacion en eventos como ferias, seminarios, congresos y ruedas de negocio, lo cual permite mostrar los productos de la empresa y establecer alianzas comerciales.
  Uso de metricas y bases de datos de clientes para hacer seguimiento y evitar churn.
  Publicidad impresa (papelería comercial y articulos promocionales).
  Maximización de presencia online (posicionamiento de marca, posicionamiento SEO, marketing en buscadores SEM, redes sociales con y sin publicidad, pauta en paginas de software especializado).

Mi Alcaldía (E GOV) es un producto de distribución B2B (business-to-business), por lo que además de las anteriores acciones, se debe hacer lo siguiente:

Contratación de consultores especializados que hagan contacto directo con las alcaldías municipales en Colombia. Para Perú y Bolivia y en general, para los demás países a los que queremos expandir la comercialización, hemos identificado que la mejor forma de llegar a las alcaldías y municipalidades es a través de un aliado comercial, una empresa ya establecida en el mercado del país al que queremos llegar que haga la gestión comercial y que sirva de representante en dicho país, esta red de contactos la hemos ido creando gracias a la participación en ruedas de negocio que organiza Procolombia. En Perú, lo que se planea hacer es abrir una sucursal de la empresa y establecer un contrato de representación con nuestros aliados, ya que en Perú no hay restricciones para la participación de empresas extranjeras en contrataciones estatales, en Bolivia, por el contrario, lo que se planea hacer es abrir una empresa con el mismo nombre, registrada en Bolivia en donde nosotros seremos accionistas y nuestros aliados tendrán la representación legal, puesto que en este país si hay restricciones en cuanto a la contratación estatal con empresas extranjeras.
Para Mi Alcaldía (E GOV), también se deben utilizar herramientas como E-mail Marketing y Marketing de Contenidos (Generación de contenido que solucione problemáticas frecuentes en las entidades publicas a modo de video tutoriales, como, por ejemplo, video tutorial para realizar determinado proceso o informe).

Soy la accionista del 100% de la empresa.

Soy Karen Cristina Gomez Muñoz, Ingeniera en Electrónica y Telecomunicaciones de la Universidad del Cauca graduada el 12 de septiembre de 2014.

La idea de negocio de sistematizar y optimizar los procesos y procedimientos de las alcaldías municipales surgió desde la experiencia de haber trabajado en una alcaldia municipal durante 3 años como coordinadora del sector TIC y como líder de Gobierno en Línea del municipio. Además de las labores relacionadas con el área de las TIC, tuve la oportunidad de participar en la implementación del manual de procesos y procedimientos de la entidad, me di cuenta de primera mano de las necesidades en cuanto a la implementación de sistemas de información que se tenía en la alcaldía e indagando a los funcionarios de otros municipios, también supe que en las demás entidades del departamento sucedía lo mismo, de esta forma surgió la idea de un Sistema de Información Poblacional, en donde se unificaran las bases de datos de cada uno de los sectores de una alcaldía municipal y por medio de un aplicativo web, poderle brindar a los funcionarios y ciudadanos, indicadores actualizados de la situación de su municipio, con esta idea se participó en la convocatoria de 606 de Colciencias en donde el equipo de trabajo (diseñador gráfico y emprendedora) inicio el proceso de descubrimiento de negocios con la guía de la universidad ICESI y apps.co, como resultado del proceso se identificó que en la región existía una excelente oportunidad de negocio para el desarrollo de software dirigido al sector público, y que además del Sistema de Información Poblacional, las alcaldías municipales necesitaban sistematizar otros procesos y procedimientos, como el banco de proyectos, contratación, plan de desarrollo, ventanilla única y sistema integrado de PQRS, archivo, inventarios, gestión de recursos humanos, asignación de citas, entre otros, que estuvieran unificados y que permitieran obtener indicadores actualizados y en tiempo real de las alcaldías, información que para dichas entidades es de vital importancia para la presentación de informes de gestión a los entes de control y a los ciudadanos y que además de esto, la plataforma web sirviera para conectar a los ciudadanos con el sector gobierno, permitiendo que las administraciones municipales brinden información acerca de la ejecución de planes y los ciudadanos puedan hacer más control sobre los manejos de los recursos de su municipio.

Una vez terminado el proceso con apps.co, se inició la implementación del prototipo paralelo a mi trabajo y a mi tesis de grado de la universidad, la alcaldía de Sucre me permitió realizar las pruebas y validación del producto en la entidad en donde se sistematizaron procesos como el banco de proyectos, plan de desarrollo, contratación, archivo y almacén, en el transcurso de este tiempo, la alcaldía en donde se implementó se posicionó en los primeros lugares de las alcaldías con mayor índice de GEL del departamento del Cauca, recibiendo reconocimiento en el año 2014 por obtener el primer puesto en la implementación de la estrategia de gobierno en línea.

En el mes de Mayo de 2015 tomé la decisión de salir de mi zona de confort y renunciar a mi trabajo para dedicarme completamente a mi emprendimiento, fruto de este esfuerzo fue el registro del prototipo del software bajo el nombre de MiAlcaldía V1 el 29 de septiembre de 2015 el cual consistía en el módulo de banco de proyectos ya validado.

Ese mismo año realice la primera venta del módulo Banco de Proyectos a la alcaldía de Florencia Cauca.  En lo que restaba del año, la alcaldía de Sucre Cauca me permitió validar otro módulo de MiAlcaldía que consistía en sistematizar el plan de desarrollo de las entidades territoriales para que brindaran indicadores de avance de los planes de desarrollo.

A principios del año 2016 solicité asesoría para mi emprendimiento al SENA, a la cámara de Comercio del Cauca y al Cluster Creatic en la ciudad de Popayán. El SENA a través de la Unidad de Emprendimiento fue la primera entidad en brindarme apoyo, guiándome en la elaboración del plan de negocio y en el proceso de creación de empresa. La empresa se formalizo el día 02 de Junio de 2016 con el nombre de APPSUS SAS. En el proceso con el SENA, nos dimos cuenta que debíamos incorporar otro producto que nos diera flujo de caja para poder solventar los costos fijos mensuales, por lo que, haciendo análisis de mercado, se decidió iniciar con el desarrollo de un ERP para las PYMES que además de ser una herramienta que les permitiera gestionar sus procesos, la pudieran utilizar sin conexión a internet, fue así como nació el prototipo de Bill-it ERP.

Con la empresa formalizada y los prototipos validados comercialmente nos presentamos a una convocatoria de Fondo Emprender en la cual salimos beneficiados con capital semilla que nos permitió optimizar los prototipos e iniciar comercialización a nivel regional.

En el Año 2018 se inició un proceso de incursión en mercados internacionales, empezamos a asistir a ruedas de negocio con el fin de validar nuestros productos a nivel internacional, como resultado, encontramos que se presenta el mismo problema que intentamos solucionar en la mayoría de países de América Latina, gracias a estas ruedas de negocio logramos crear una red de contactos con los que iniciamos negociaciones. Por motivo de costos y tamaño del mercado, los primeros países a los que nos propusimos llegar fueron Perú y Bolivia, en Junio de 2019 iniciamos la implementación de pilotos en las alcaldías y municipalidades de estos países con el fin de validar técnicamente nuestros productos e iniciar ventas internacionales en el primer semestre de 2020.

"Para el producto dirigido a las entidades públicas, el tamaño del mercado objetivo es el siguiente:

• 1030 alcaldías de categoría 4, 5 y 6, distribuidas en los 32 departamentos de Colombia, estas entidades territoriales se caracterizan por tener en su población hasta treinta mil (30.000) habitantes y cuyos ingresos corrientes de libre destinación anuales pueden ser hasta de treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales, dependiendo de la categoría en la que se encuentre clasificado el municipio. (Fuente: Contaduría General de la Nación)
• 339 municipios, distribuidos en los 9 departamentos de Bolivia (Fuente: Instituto Nacional de Estadistica del Estado Plurinacional de Bolivia INE)
• 1874 municipalidades (196 provinciales y 1678 distritales), distribuidas en los 26 departamentos de Perú (Fuente: Intituto Nacional de Estadistica e Informatica de Perú INEI)

Para las PYMES, nuestro mercado objetivo es el siguiente:

• 122 micro y pequeñas empresas colombianas registradas en las camaras de comercio del pais que renovaron su matricula mercantil como establecimientos de comercio (se registraron para 2019 un total de 1.919.643 de los cuales 737.827 renovaron matricula mercantil como personas naturales, 302.309 como personas juridicas y 879.507 como establecimientos, de los cuales el 97% corresponden a las micro y pequeñas empresas y que clasificadas por actividad económica, el 39,7% corresponde al sector de Comercio, el 38,4% a Servicios y el 12,1% a Industria y Manufactura, por lo tanto, nuestro mercado objetivo es de 853.122 que corresponde al 97% de los establecimientos de comercio registrados en 2019. (Fuente: Confecamaras)

La licencia inicial (primer año) del software Mi Alcaldía tiene un costo de $50.000.000 para el año 2019 en Colombia (15.000 USD para Bolivia y Perú), este valor incluye soporte técnico durante el año y los impuestos nacionales y municipales. Para los años siguientes, la entidad debe pagar anualmente el valor de $20.000.000 (6.000 USD para Bolivia y Perú), por concepto de actualización y soporte técnico, estos valores incluyen todos los módulos que se hayan desarrollado y validado hasta el momento de la compra o actualización.

El servicio del software Bill-it ERP se vende por un valor de $1.200.000 anual ($100.000 por mes), incluye soporte técnico durante la vigencia del contrato.

Se planea para el año 2020 tener 30 clientes pagando licencia nueva de mi alcaldía en Colombia, 10 en Perú, 10 en Bolivia y 100 clientes PYMES pagando servicio de Bill-it ERP.

Para el año 2021, se planea conseguir 40 nuevos clientes de Mi alcaldía y conservar los 30 anteriores pagando actualización del software, en Perú 30 clientes nuevos y 10 pagando actualización y en Bolivia 20 clientes nuevos y 10 pagando actualización, además de 200 PYMES pagando el servicio del ERP

Esperamos a 5 años tener una participación de la siguiente forma:

• 10% del mercado de las alcaldías de Colombia, lo que significaría 103 alcaldías pagando actualización de 20.000.000 que equivaldría a ventas por un valor de $2.060.000.000
• 10% del mercado de las municipalidades de Perú, lo que significaría 187 municipalidades pagando actualización de 20.000.000 que equivaldría a ventas por un valor de $3.748.000.000
• 30% del mercado de las alcaldías de Bolivia, lo que significaría 102 alcaldías pagando actualización de 20.000.000 que equivaldría a ventas por un valor de $2.034.000.000
• 0,05% de las PYMES (establecimientos de comercio) lo que significaría 4266 PYMES pagando un servicio anual de software de 1.200.000 que equivaldría a ventas por un valor de $5.118.732.000

Teniendo en cuenta los anteriores porcentajes de participación en el mercado, se esperaría que las ventas fueran por un valor de: $12.960.732.000 "

Nuestro software dirigido a las entidades publicas permite que las alcaldías municipales o municipalidades sean mas eficientes, transparentes y participativas, mejorando la calidad de vida de los ciudadanos, ya que es una herramienta que permite hacer una mejor gestión de los recursos públicos.

Ademas, gracias a la sistematización de procesos y procedimientos, permite la reducción del uso de papel tanto en las entidades publicas como el las PYMES lo cual contribuye al cuidado del medio ambiente.

Por otro lado, la empresa genera empleos formales en el Cauca, una de las regiones con mas desempleo del pais, contribuyendo positivamente a la economía de la región.